Análisis de redes sociales: o cómo representar las estructuras sociales subyacentes

                              Reuniones virtuales 

                        Las salas de reuniones virtuales 

• Los usuarios registrados, tanto si es un sistema propietario como si es el servicio ASP que ofrecen tanto Adobe como WebEx, tienen un entorno web en el que pueden planificar sus reuniones, presentaciones, clases o llamadas y definir los asistentes y sus roles, a los que pueden invitar por correo electrónico o a través de la agenda del Microsoft Outlook. En este entorno se pueden definir también las características de la reunión: cámaras, voz, contraseñas, privilegios, etc. Cada asistente recibe su convocatoria y en el momento en que se inicie la reunión, si se ha insertado en su agenda, le aparecerá el aviso. Los asistentes no tienen porque estar registrados en el servicio ya que hay determinados tipos de cuentas que permiten invitar a usuarios externos. Como se ha dicho, ese usuario ajeno al servicio sólo debe disponer de los periféricos adecuados, conexión a internet y un navegador web. El software para realizar la reunión virtual se le cargará en el momento del acceso. La “sala de reuniones” tiene varios componentes que agrupan las funcionalidades que ya históricamente se han asociado con los entornos de colaboración y videoconferencia: chat, área de compartición de documentos, área de ficheros, pizarra común, comunicación por vídeo y voz, publicación de cuestionarios o encuestas, visualización y control de aplicaciones, gestión de los perfiles de los usuarios, entre las más destacadas. Las herramientas en ambas plataformas se presentan en ventanas o paneles que se pueden redimensionar o pasar a pantalla completa, dependiendo de la utilidad que se está ejecutando en ese momento.Así por ejemplo, el panel de la imagen de la cámara de vídeo no es muy aconsejable pasarlo a pantalla completa, dada la relativa escasa calidad que ofrece, pero en cambio es muy útil pasar a un panel grande o ventana cuando ejecutamos una aplicación de demostración, hacemos una presentación en PowerPoint o tomamos el control del ordenador de algún asistente para darle soporte remoto. En el caso de Adobe, además pueden guardarse las distintas configuraciones de paneles o escritorios para utilizar en otra ocasión. WebEx por su parte, trabaja con paneles que se desplazan y ventanas flotantes que en algunos momentos pueden ser un poco engorrosas de manejar. Cada panel o ventana gestiona una utilidad, que en ambos programas también son accesibles a través del menú. Así existe un panel para el chat, otro para los documentos compartidos, otro para la imagen de la videoconferencia, etc., y la suma de todos o algunos de ellos componen la pantalla del usuario.Es destacable la posibilidad de compartir no sólo documentos sino también ventanas de ordenador, aplicaciones o el mismo sistema operativo. Con esto un usuario puede interactuar con el ordenador de otro. El proceso es simple: un usuario comparte un programa en la reunión virtual y todos los integrantes del evento pueden ver la ejecución del mismo. En ese momento cualquier asistente puede pedirle el control remoto de esa aplicación, apareciendo una alerta en la pantalla del usuario propietario, que puede elegir si acepar o rechazar la petición.También se realizan presentaciones en las que el moderador o presentador va indicando con marcas (lápiz, cuadros, flechas, etcétera) los puntos a destacar. Dependiendo del tipo de evento (reunión, formación, demostración o soporte técnico) cambia el planteamiento y configuración de la reunión. En unos casos el moderador o presentador tiene todos los privilegios y el resto de los asistentes sólo miran, hasta que llegue el turno de preguntas, donde se les permitirá voz, la pizarra o exponer sus documentos. En otros, el punto fuerte será la participación de todos los asistentes, con lo que el moderador deberá dar la palabra o quitarla siguiendo los criterios que se hayan establecido.  Si se trata de un servicio de soporte técnico, que es más específico (solicitar una ayuda a un especialista sobre una aplicación concreta), el usuario llama al Call Center de atención para solicitar la ayuda de un técnico. Éste puede solucionar el problema con el chat, la voz o indicar en su propio ordenador cual es método para superarlo. Pero si persiste el problema, el entorno permite que el técnico tome el control del ordenador del usuario para configurar o ejecutar la solución más adecuada.

Estas herramientas pueden ayudar  a los empresarios para hacer sus reuniones desde la distancia y estar informado y a los docentes para compartir experiencias con sus pares y alumnos.

Fuente : Grau-Moracho, Jordi. “Reuniones virtuales: Adobe Connect y WebEx”. En: El profesional de la información, 2007, septiembre-octubre, v. 16, n. 5, pp. 518-522. DOI: 10.3145/epi.2007.sep.16